建设银行总行机关公文处理暂行办法
建设银行总行机关公文处理暂行办法
1994年1月26日，建设银行
第一章 总 则
第一条 为加强总行机关公文管理，提高公文质量和工作效率，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅1993年发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，特制定本办法。
第二条 总行机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的有关方针、政策，发布规章制度，布置工作任务，下达工作计划，指导和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验时使用的重要工具。
第三条 公文处理应遵循党、政、工分开的原则，凡属行政职权范围内的工作，不用党组织名义行文；凡属工会职能范围内的工作，用工会名义行文；行政性公文不得对党的组织作指示、交任务。
第四条 公文处理的基本原则是及时、准确、规范、保密。
第五条 总行办公室是总行机关公文处理的归口管理部门。凡以总行名义的发文，党中央和国务院各部门、地方政府、主管部门及建设银行系统的来文，由办公室统一收发。总行机关各部门以本部门名义的发文，以及本部门的各类收文，由该部门综合处室负责。
第六条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和总行有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文种类及发文形式
第七条 总行机关的公文种类主要包括：
一、指示
具体布置重要工作，阐明工作活动的指导原则、要求等，用“指示”。
二、通知
对本行系统发布规章制度，转发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级行的公文，要求下级行（处）执行、遵守、办理和需要周知或共同执行的事项等，用“通知”。
三、通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
四、通告
对行内外公布需要周知或遵守的规章和有关事项，用“通告”。
五、决定
对重要事项或重大行动做出安排，授予荣誉称号，处理重要问题等，用“决定”。
六、请示
请求上级领导机关给予指示批复的公文，用“请示”。
七、报告
向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等，用“报告”。
八、批复
答复下级行的请示，批准各主管部门的预、决算等事项，用“批复”。
九、函
相互商洽工作，介绍、询问和答复问题，向有关业务主管部门请求批准事项等，用“函”。
十、会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位及有关单位共同遵守执行的，用“纪要”。
第八条 总携”。
十、会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位及有关单位共同遵守执行的，用“纪要”。
第八条 总行机关发文分为以总行名义的发文、以部门名义发文和总行、部门便函。
一、以总行名义的发文
（一）“建总发字发文”，包括对上的请示、报告，下发指示、决定、通报，发布规章制度，印发会议纪要以及对重要事项的通知等。
（二）“建总函字发文”，包括批复、函、转发性公文、总行机关干部任免以及其它事项的通知。
（三）“建总×字发文”，是总行有关业务部门主要用于本部门职权范围内因业务工作需要以总行名义的发文，如预算划转、决算批复、下达指标等。
二、以总行机关各部门名义的发文
总行机关各部门发文＠＠称标注文号、＠＠办公室发文，称“建办字”；信贷部发文，称“建信字”等。
三、总行、总行机关部门便函
不标注发文字号的以总行或总行机关各部门名义就一般事项向系统内或系统外有关单位的行文，称为便函。
第三章 公文一般格式
第九条 公文一般包括文件字头、发文字号、标题、签发人、主送单位、正文、附件、发文时间、印章、主题词、抄送单位、密级等级、急缓程度等。
一、文件字头。文件字头即发文单位名称，一般应全称或规范化的简称套红印刷，文头与正文之间用红线隔开。联合发文，主办单位居首位，其它单位顺序排列。
二、发文字号。包括机关代字、年号、顺序号。年号一律用公元全称。联合发文，只标明主办机关发文字号。
三、公文标题。由公文主要内容和文种两部分组成。属转发性公文标题，可适当概括简化。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
四、签发人。上行公文，应在文头红线上方右侧打印签发人姓名，以示负责。
五、主送单位。应用全称或规范化简称，按其性质、级别或惯例依次排列。
六、正文。一般为公文的主体，如层次、结构较多，分条的标识方法应作如下安排：
第一级用“一、二、三……”；
第二级用“（一）、（二）、（三）……”；
第三级用“1、2、3……”；
第四级用“（1）、（2）、（3）……”。
七、附件。公文如有附件，应在附件栏内注明附件的名称和顺序，不能只写“附件如文”。
八、发文时间。以单位负责同志签发的日期为准；几个单位联合发文，以最后签发的日期为准；会议通过的文件和法规性文件，以通过日期或批准日期为准。
九、印章。除会议纪要外，印发公文一律加盖印章，加盖的印章应齐年压月，如几个单位联合发文（落款应打印单位名称），主办单位的印章应排列在前。
十、主题词。按一定要求根据公文中心内容概括出规范化词汇，在成文日期下方、抄送单位上方标识。
十一、抄送单位，按上行、平行、下行次序排列。
十二、密级等级。凡属密级公文，办文者应按保密法规要求在文件字头左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，“绝密”、“机密”、公文应当标明份数、序号。
十三、急缓程度。对需要两天内签发的公文，办文者应标明“急”；对需要在当天签发的，应标明“特急”。紧急电报应当分别标明“特急”、“平急”。
第四章 行文规则
第十条 总行机关各部门根据工作需要，在自己的职权范围内可根据授权以总行名义对外行文。也可以总行名义与国务院各部委联合行文。联合行文时主办单位排列在前，并编写主办单位文号。
第十一条 总行机关各部门在本职责范围内，可以本部门名义对分行相应职能部门行文。总行机关内部职能部门原则上不得以总行部门名义对外单位行文。
第十二条 总行机关公文主办部门所拟文稿中涉及行内其它有关部门职责范围内的问题，要事先征得有关部门的同意方能行文。凡行内部门之间未对有关问题协商一致时，不得行文。
第十三条 “请示”、“报告”类公文，除上级领导人直接交办的事项外，不要直接送领导者个人。严格掌握“请示”、“报告”公文的特点，“请示”的公文，应一文一事，不可一文数事；“报告”中不得夹带请示事项，凡在报告中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或损失的，由行文方负责。
第五章 公文办理
第十四条 公文办理分为收文办理、发文办理和运转办理。
第十五条 收文办理。主要包括以下环节和内容：
一、分发。国务院、国务院各部委、各地人民政府、政府主管部门、建设银行系统及有关单位的来文（电），凡建设银行总行为收文（电）单位的，由办公室文书处负责拆封处理；凡署名行内各有关部门的，由各部门收发人员拆封处理。
二、登记。国务院、国务院各部委来文、各地及各行的挂号信件、电报等由办公室文书处对来文（信）的时间、渠道、单位、文号（挂号号码）、标题、承办单位等进行登记。行内各部门从办公室文书处收到的公文、信件等应根据情况进行必要的登记处理。
三、承办。行内各部门收处的公文应当抓紧办理，不得延误、推诿，一般应当天收到当天处理；经确认不属本部门承办的文件，应及时退给办公室文书处，不要积压或自行处理；急件应随到随办；签复性公文一般在五至十日内处理完毕，需要签复的电传、电报等，一般应在两至三日内作出答复；会签性文件（评估报告除外），一般应在一周内会签，特殊情况，如征求意见稿或需要讨论研究的问题等可视情况，在文件规定的具体时间内完成。
四、查办。经行领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办查。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第十六条 发文办理。主要包括以下程序和内容：
一、拟稿
（一）草拟批改公文应使用钢笔、毛笔，使用统一的稿面纸和公文用纸，严格按公文格式行文。
（二）公文内容要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。
（三）拟写公文情况要属实，观点要正确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，用词要准确，标点要恰当，篇幅要简短，书写要工整。
（四）人名、地名、数字、引文要准确，时间要写明年、月、日。
（五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（六）引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。答复来文，应写明来文标题和文号。
（七）属于密级类公文，拟稿人应在公文发文稿面纸上按保密规定标注。
二、会签
（一）凡文稿内容涉及到行内有关部门工作范围和职权的，拟稿部门应请有关部门会签。
（二）凡印发规章制度的公文，均应由法规管理部门会签。
（三）会签部门要认真负责，专人承办，及时会签。
（四）拟稿部门要重视会签意见，如有异议，应相互协商，统一意见。
（五）对会签文稿有不同意见，又无法统一的，应如实将意见附上，送办公室核稿协调，报主管行长审签。
三、核稿
（一）办文部门核稿
1、处长审核，拟稿人拟稿后，应送本处领导审核。处领导审核后，在发文稿面纸指定的地方签名，以示负责。
2、部门负责人审核，经处领导审核后的公文，应报本部门负责人审核；部门领导审核无误，在发文稿面纸签署呈报意见。
（二）办公室核稿
1、“建总发字”、“建总函字”的发文，拟稿部门负责人审核后，在送行领导签发之前，应送办公室进行核稿。除特殊情况外，未经办公室核稿的公文，行领导不予签发。
2、核稿的主要内容：是否需要行文，以什么名义行文；文稿内容是否符合国家的法律、行政法规、党和国家的方针、政策和上级有关规定；涉及有关部门的问题是否协商一致；提出的措施和要求是否切实可行；文种使用、文字表述、结构安排、文件格式是否符合要求等。
3、核稿中发现问题的处理：认为不必要发文或应以行内部门发文的，应提出意见，征得拟稿部门同意，将文稿退回，如拟稿部门不同意，则提出意见，提请办公室主任或行领导审定；文稿涉及有关业务部门应会签而未会签的，将文稿退回拟稿部门补办会签手续；对文稿中的一般问题（如文种使用不恰当，文字表述不准确等）变动和修改，由核稿人负责；对文稿结构混乱需作较大的修改，变动原意的，由核稿人提出意见，退拟稿部门修改。
四、签发
（一）以总行名义发出的“建总发字”、“建总函字”公文，由行领导签发；属于转发性的公文可授权办公室主任签发。对属经常性的业务公文（建总×字）根据需要可授权主管业务部门负责人签发。以总行机关各部门名义发出的公文，由该部主任或副主任签发。
（二）公文主批人应在公文发文稿面纸上签署是否发文的意见，并签署姓名和时间。
（三）批签公文应使用钢笔或毛笔。
五、打印、翻印
打印文件必须以经领导签发的原稿为依据，要忠于原稿，不得随意改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。打印的文件应符合公文规定格式，字迹排列整齐、清晰，版面的安排美观大方。
密级类文件打印，应指定专人负责，并注意做好保密工作。
上级党政机关下发的注明“绝密”和“不准翻印的文件，一律不得翻印，其他秘密公文，经行领导和办公室主任批准，可以翻印，翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
六、发送
（一）发送范围
1、凡以总行名义发出的公文由总行办公室文书处负责；
2、凡以行内各部门名义发出的公文，由各部门综合处负责。
（二）发送渠道
1、国务院交换站。向国务院、国务院各部委和北京市属单位发送的文件、资料等（绝密文件除外），可通过国务院交换站交换，每日下班前送文书处办理；需要当天交换的，务必于早8∶20分前送文书处。
2、邮局。向本市、外埠发送的挂号信、平信、印刷品等，可通过邮局发出，需要当天寄出的务必于上午11时之前送文书处。
3、机要局。向外埠发密级信函、资料等，可通过机要局发送，一般每周（周二、周五）二次，由文书处负责送发。
第十七条 运转办理。
一、经办公室文书处登记的来文、信函、电报等，应进行登记后，将登记单连同文件一同放入各部门文件交换柜内。各部门收发人员收取文件时，应即认真进行核对，如有不符，可向文书处查询。
二、一般性公文行内各部门可通过办公室文书处内所设立的文件交换柜直接交换。
三、行内会签的文件，承办部门应填制会签单（样式附后）自行传递，并在会签单上进行交接登记。行外会签的文件，需由行内部门传阅的，文件承办部门应填制会签单后自行传递。
四、重要公文、紧急公文不得通过文书处文件交换柜传送，行内各部门应派人直接传送。
五、“建总发字”、“建总函字”的行发文，由承办部门拟稿人拟稿，处长审核，部主任审签（需会签的，在本部门主任审签后送行内有关部门会签），由部门收发人员加挂发文单后送办公室核稿，核稿后送行领导签发，经行领导签发的公文，由办公室统一编文号送出印制。
六、授权行内有关业务部主任签发的“建总×字”行发文、部门发文，由拟稿人拟稿，处长审核，部主任签发，由该部门收发人员登记编文号后送办公室印制。
第十八条 明传电报和机要传真电报的发送，由总行办公室保密处负责。行内各部门以总行名义对下发送明传电报或机要传真电报，由保密处提供发电专用稿纸，承办部门拟文后报行领导签发，在机要室加盖发电专用章后送保密处传真室发送。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第十九条 发文和收处的公文办结后，各承办部门应在平时归卷的基础上，及时将各类公文，包括文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料收集齐全完整，并根据总行文书立卷的有关规定整理立卷。
第二十条 公文立卷归档应按照《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》的有关规定，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管、查找和利用的原则。
第二十一条 立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条 与公文有密切关系的音像制品及总行日常工作中形成的会计核算材料的立卷、归档按照有关规定执行。
第二十三条 凡没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准进行逐件登记后，可办理销毁。销毁密级文件应逐件进行登记，经本部门领导审批后由专人监销，以免泄密、丢失和漏销。
第七章 附 则
第二十四条 本办法由总行办公室负责解释。
第二十五条 本办法自一九九四年二月一日起实施，过去制定的公文处理有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
建设银行文件会签运转单
缓急： 年 月 日
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承办部门： |承办人： |电话：
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会签文件名称： |件数： |页数：
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会签部门|送签时间|签 收 人|退文时间| 接 收 人
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会签部门|送签时间|签 收 人|退文时间| 接 收 人
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会签部门|送签时间|签 收 人|退文时间| 接 收 人
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备注：
本单一式两份使用