张家界市档案资料收集管理办法
张家界市人民政府令第36号
《张家界市档案资料收集管理办法》已经2010年1月6日市人民政府第22次常务会议通过，现予公布，自公布之日起施行。
市 长 赵小明
二Ｏ一Ｏ年五月十日
张家界市档案资料收集管理办法
第一条 为了加强档案资料的收集管理工作，有效地保护和利用档案资源，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》和其他有关规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人，以及派驻省外和境外的办事机构。
第三条 本办法所称档案资料，是指真实记录和反映本市政治、军事、经济、科技、文化、教育、卫生、体育、宗教等活动，对国家和社会具有历史凭证作用和科学研究价值的各种文字、图表、印鉴、实物、声像、照片、电子等不同载体形式的历史记录。
档案接收，是指档案馆按照国家规定收存档案资料的过程。
档案征集，是指国家综合档案馆按照国家规定对散存在法人、其他组织和公民个人手中以及散失在国内外的对国家和社会有保存价值的档案资料以征集、收购、交换和接受捐赠等方式收入档案馆的行为。
第四条 市、区县档案局主管本行政区域内档案事业，对档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
第五条 市、区县档案馆为本行政区域内集中管理档案的国家综合档案馆。各专业档案馆和部门档案馆依照国家规定负责接收、征集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，并依法向同级国家综合档案馆移交。
第六条 本市档案收集工作在维护党和国家历史真实面貌的前提下,遵循统一领导，分级管理，便于对全市档案资源的整合、安全保管、综合开发、有效利用的原则，将属于收集范围内的一切对国家和社会具有保存价值的各种门类、各种载体档案资料，齐全完整地收集进馆，建立起内容丰富、结构合理、具有地方特色的馆藏体系。
第七条 各级机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家规定，将归档范围内文件材料及时收集、整理、归档，定期向同级国家综合档案馆移交档案资料。任何单位和个人不得将在执行公务中形成的按照国家规定应当立卷归档的各种文字、图表、印鉴、实物、声像、照片、磁盘、光盘等各类档案资料据为己有、丢失或者自行销毁。禁止擅自销毁或者赠送、交换、出卖档案资料。对已到进馆期限的档案资料要依法及时移交进馆，不得以任何借口拖延或无故不交。
第八条 市、区县国家综合档案馆接收档案资料的范围：
（一）同级党委、人大及其常委会、人民政府、政协、纪委、工会、共青团、妇联等机构、团体及其工作部门和直属单位、派出机构以及临时性机构、企业事业单位形成的档案资料；
（二）经协商同意，同级民主党派委员会形成的档案资料；
（三）同级人民法院、人民检察院形成的，按照国家有关规定需由同级国家综合档案馆保存的档案资料；
（四）同级职能、性质、任务相同的企业事业单位，选择接收其中若干有代表性的单位形成的档案资料；
（五）本行政区域内属于地方政府和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映本市某项事业或者建设活动为主的，并经上级主管部门确定需由同级国家综合档案馆保存的档案资料；
（六）重大活动（事件）、重点工程形成的档案和工程技术档案资料；
（七）经协商同意，集体所有制单位和典型的私营企业、个体户、农村专业户以及有代表性的社区居民委员会、村民委员会形成的对国家和社会有保存价值的档案资料；
（八）同级被撤销的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案资料；
（九）按照国家有关规定需由同级国家综合档案馆保存的人事档案；
（十） 法律、法规规定的其他应当由同级国家综合档案馆保存的档案资料。
第九条 城建档案部门接收城市和乡镇规划、设计、建设及其管理活动中形成的档案和工程技术资料。主要包括：
（一）城市建设工程档案，包括各类新建、改建、扩建和恢复建设的工业、民用建筑，市政公用设施建筑，交通基础设施，园林、风景名胜建设，市容环境卫生设施，城市防洪、抗震、人防工程，军事工程(除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图)和各类地下管线工程（含城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等的地下管线）及相关的人防、地铁等工程档案资料；
（二）建设系统各专业管理部门（包括城乡规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案资料；
（三）有关城乡规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料；
（四）其他具有保存价值的城建档案资料。
第十条 各部门档案馆依照国家规定收集本系统行业管理过程中形成的业务管理和业务技术档案资料。
第十一条 市、区县国家综合档案馆征集档案资料的范围：
（一）本地历代政权机构、革命组织、地方武装、团体和社会组织形成的全部档案资料。
（二）同本地有关的下列名人档案资料：
1．建国前后在本地有一定影响的历史名人及各界知名人士的著作、书信、任免文书、谱牒、证件、传记、资产凭证、墓志、纪念评价材料及声像史料等档案资料;
2．建国以来党和国家领导人在本地视察工作等活动形成的讲话、题词、照片、录音、录像等各种载体的档案资料；
3．建国以来已离退休或者已故去的本级党政主要领导人在公务活动中形成的尚未归档的各种载体的档案资料;
4．荣获全国荣誉称号的各行业先进模范或标兵等在工作和社会活动中形成的各种载体的档案资料。
（三）反映本行政区域内社会发展状况、自然环境地理、名胜古迹、风土人情、民俗文化、典籍藏故、名优特产、传统建筑等方面的各种载体的档案资料。
（四）本行政区域内的重大科研成果、驰名商标以及国内外有影响且有较高价值的文化艺术作品等档案资料。
（五）反映地方“文化大革命”历史面貌的小报、期刊、传单、大小字报、印章、旗帜、照片等档案资料。
（六）其他反映本地历史面貌具有保存价值的出版物等档案资料。
第十二条 档案资料征集的方式：
（一）移交。征集范围内的档案资料，属于国家所有的，持有档案资料的单位或者个人必须按照有关法律、法规的规定向同级国家综合档案馆无偿移交。
（二）捐赠。档案资料持有者主动向档案馆捐赠档案资料。
（三）寄存或者代管。档案资料持有者与档案馆双方协商，签订合同，档案馆实行寄存或者代管服务，其档案资料所有权不变。
（四）收购。档案馆向档案资料持有人收购档案资料，拟收购的档案资料必须经过相关机构或专家的鉴定，其价格由买卖双方协商确定。
（五）征购。由于保管条件恶劣，又不采取有效措施，可能导致档案资料严重损毁和不安全的，档案资料所有人又不愿向档案馆捐赠、寄存、代管或者出卖的，必要时，经过国家认可的档案评估机构评估后，由档案馆依照《中华人民共和国档案法》第十六条规定的方式予以征购。
第十三条 档案资料形成（移交）单位的职责和义务：
（一）凡属于档案资料接收范围的单位，必须按照国家有关规定，定期向相关档案馆移交档案资料。任何单位和个人不得擅自推迟移交或者截留档案资料。
属于市国家综合档案馆接收范围的档案资料，立档单位应当自档案资料形成之日起满10年即向其移交。属于区县国家综合档案馆接收范围的档案资料，立档单位应当自档案资料形成之日起满 5 年即向其移交。未满保管期限且保管条件差的立档单位的同级档案行政管理部门有权决定提前接收进馆。
（二）单位撤销或者合并的，原单位应当及时对档案资料进行整理，保证档案资料的齐全和完整，并在3个月内向同级国家综合档案馆移交。国有企业资产与产权变动时，其档案资料应当及时进行整理。属于对国家和社会具有保存价值的，应当移交有关管理部门或者按照分级管理的原则寄存到同级国家综合档案馆。
（三）重大活动（事件）档案资料由组织、承办重大活动（事件）的单位负责收集、整理，其他协办单位及负责新闻报道工作的单位应当及时整理本单位在重大活动（事件）中形成的档案资料，并在重大活动（事件）结束之日起30日内向承办主要工作的单位移交，特种载体档案资料应同时移交复制件。组织、承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位应当自重大活动（事件）结束后60日内，向同级国家综合档案馆移交重大活动（事件）档案资料原件。因特殊情况需要变更移交档案资料期限的，须经同级档案行政管理部门同意。
（四）在移交、接收档案资料时，立档单位应当按照国家有关规定对档案资料进行整理，保证完整、规范。相关档案馆应派人检查指导，组织验收，经检验合格后，方可移交接收。
（五）移交单位应当同时移交与纸质档案同版本的电子文件及机读目录，没有形成或者原有电子文件及机读目录已经丢失的，要数字化处理后一并移交。
第十四条 列入市、区县国家综合档案馆档案资料接收范围的机关、团体、企业事业单位和其他组织撤销或者合并，在撤销或者合并之前，应当对全部档案资料进行整理，经同级档案行政管理部门同意，向同级国家综合档案馆移交或者由有关机关代管。
未列入的单位撤销或者合并时，其档案资料可由主管部门代管，也可向同级国家综合档案馆申请代管或者寄存。
第十五条 国有企业发生改制、拍卖等资产与产权变动或者依法破产时，应当依照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定做好档案资料移交工作。
中外合资（合作）经营企业终止、解散后，档案资料交由原中方保存或者向当地国家综合档案馆移交。外资企业终止、解散后档案资料的处置，依照国家有关外资企业档案管理规定办理。
第十六条 移交、接收档案资料的要求和手续：
（一）进馆档案资料应当保持全宗的完整性，一个单位的全部档案资料作为一个整体不得随意割裂和分散。
（二）档案资料进馆前应当由立档单位按规定整理好，档案资料整理、编目等符合规范化要求。
（三）在移交档案资料时，立档单位应当同时移交有利于了解档案资料内容及其立档单位历史的各种档案工具和资料。包括：
1．按照市统一规定的档案信息网络传输标准和数据格式制作的文件数据等资料；
2．编制的案卷目录、全引目录、机读目录、整理说明、全宗介绍、历史沿革、大事记、文件汇编、成果汇编等检索工具和参考资料；
3．编印的报刊、年鉴、史志、回忆录等资料。
（四）在移交、接收档案资料时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
第十七条 散存在各有关纪念馆、博物馆、展览馆、科技馆、图书馆、资料馆、文物管理所等文化机构内的历史档案、革命历史档案史料，以及反映本市党政领导和机关公务活动的档案史料，由同级国家综合档案馆复制、收集进馆。
第十八条 本办法所称重大活动（事件），是指符合下列条件之一的社会活动（事件）：
（一）省部级以上领导人在本地的重要公务活动以及国内知名人士在本地的重大参观访问；
（二）外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本地的参观访问；
（三）本级党政主要领导人的重要公务活动；
（四）本地具有重大影响的政治、经济、贸易、科技、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等活动；
（五）中央在本行政区域内召开的重要会议；
（六）在本地产生重大影响的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件及处置活动；
（七）本地与国外友好城市相互往来的活动；
（八）其他具有重大影响的活动（事件）。
重大活动（事件）档案实行告知登记制度。主办或者承办重大活动（事件）的单位应当按照隶属关系，在项目确定后7日内向同级档案部门告知。根据档案管理工作的实际需要，档案部门可以指导或者派员直接参加有关重大活动（事件）档案资料的收集工作。
市国家综合档案馆可以专题收集具有全市性影响事件所形成的档案资料。
第十九条 市、区县国家综合档案馆对捐赠或者以其他征集方式提供档案资料的个人和集体，应当颁发捐赠或者收藏证书。
第二十条 向档案馆捐赠档案的单位和个人，对其档案有优先使用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，各档案馆应当维护其合法权益。
第二十一条 市、区县人民政府应当为档案接收和征集创造必要条件，配备相应的档案安全保护设施，将档案接收和征集所需经费列入同级财政预算。
第二十二条 市、区县国家综合档案馆按照本办法收集档案资料时，有关单位和个人应当给予支持和配合。
鼓励公民、法人和其他组织及海内外人士向本市各档案馆捐赠档案资料。
第二十三条 有下列情形之一的，由有关人民政府或档案行政管理部门给予表彰和奖励：
（一）捐赠重要和珍贵档案资料的；
（二）为档案资料收集、整理和保护工作作出重要贡献的。
第二十四条 有下列行为之一的，由当地档案行政管理部门和主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）违反国家规定，将国家所有的档案资料据为己有的；
（二）拒不按照国家规定向国家综合档案馆按期移交档案资料的；
（三）拒不按照国家规定整理档案、立卷归档的；
（四）违反规定擅自出卖或者转让档案资料的；
（五）明知所保存的档案资料面临危险而不采取措施造成档案资料损失的；
（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案资料损失的。
第二十五条 档案管理人员在档案接收和征集工作中玩忽职守、徇私舞弊的，视情节轻重，由所在单位或者上级主管部门对主要负责人和直接责任人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十六条 当事人对具体行政行为不服的，可依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
第二十七条 本办法自公布之日起施行。